E-fatura sisteminin işletmeler tarafından yaygın olarak kullanılması ile birlikte e arşiv kavramı da konuşulur hale gelmiştir. E arşiv uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara sahip olan işletmeler tarafından kullanılan bir sistemdir. Söz konusu sistem, faturaların elektronik ortamda kesilmesi, yine faturaların elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve raporlanması gibi idari işlemlerin gerçekleştirilmesi çok daha pratik hale gelmektedir.

E-arşiv, günümüzde yaygın olarak kullanılan bir elektronik fatura programıdır. İşletme tarafından kesilecek olan faturalar bu program ile oluşturulup müşterilere iletilebilir.

E-Arşiv Sistemine Nasıl Geçilir?

E-arşiv uygulamasının kullanılması için işletmenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartları karşılaması gerekir. Söz konusu kurum tarafından yayınlanan tebliğ kuralları incelendiğinde aşağıdaki şartların öne çıktığı görülür.

• İşletme cirosu yıllık 4 milyonu aşan işletmelerin 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-arşiv ve e-fatura sistemine geçmesi zorunludur. Bu tarihe kadar sistemi kullanmaya başlayan işletmelerin 1 Ocak 2023 tarihine kadar da e-defter sistemine geçme zorunluluğu vardır.
• Ciro standardını sağlamasa da kendi isteği ile e-arşiv uygulamasına geçen işletmelerin e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu yoktur.
• Vergi mükellefi olmayanlara kesilen ve fatura bedeli 5 bin TL'yi aşan faturaların e-arşiv sistemi kullanılarak kesilmesi zorunludur.
• Aynı gün içinde vergi mükelleflerine kesilen faturaların toplam bedeli 2 bin TL'yi geçiyorsa bu faturaların da e-arşiv aracılığı ile kesilmesi gerekir.
• Gün içerisinde aynı firmaya fatura kesiliyorsa, toplam fatura tutarının hesaplanmasında, GİB tarafından belirlenen standartların dikkate alınması gerekir.

Yukarıda belirtilen hususları bir örnekle açıklayabiliriz: Söz gelimi birisine keseceğiniz 1000 TL ve 1500 TL faturaları ayrı ayrı kesebilirsiniz. Fakat aynı kişi ya da işletmeye keseceğiniz 2500 TL'lik fatura için e arşiv üzerinden fatura kesmeniz gerekir. Aynı müşteriye sık sık fatura kesmesi gereken işletmeler için faturaların takip edilmesi son derece zahmetli bir işlemdir. Kullanılacak e arşiv uygulaması ile işletmenin yükü önemli ölçüde hafifler. Bunun yanında işletmenin fatura kesim harcamaları ile yapacağı masraflar da % 80 azalacaktır.

E-Arşiv İle E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E arşiv ile e fatura kavramları sık sık karıştırılır. İki sistem birbirine benzese de aradaki temel fark şunlardır:

• E fatura, e fatura kullanan kullanıcılara gönderilir.
• E-arşiv, e fatura kullanmayan müşterilere gönderilir.
• İşletmeniz tarafından kesilen fatura, bir tüzel kişi adına düzenlenecekse faturanın e arşiv sistemine kaydedilmesi gerekir.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi kullanmanın çok önemli avantajları vardır. Önümüzdeki süreçte sistemin daha da yaygın şekilde kullanılacağı beklenmektedir.